不知道小伙伴们初到国外，第一次用英语写邮件的时候是什么样的。反正在看到这个话题后，老师想到不久前和一位小伙伴聊天时的内容。当初的她拿着自己写的第一封英文邮件，全文如下图?
在申请本科学校时，给招生处回复的第一封邮件。
从这位小伙伴口中得知，在当时的她看来，最能在英文邮件中体现正式性的用语，就是开头那句“To whom it may concern”。那时候写完，她还暗自觉得招生官一定认为自己很礼貌！
如今再回过头，不管是小伙伴自己还是老师来看这封邮件，虽然没有犯什么很严重的错误，不至于让现在的自己无脸面对，但是依然让人感到一丝尴尬......毕竟现在也是有过留学经历的人了！ 为什么说这篇邮件很不专业呢？首先，这个背景的迷之蓝色就显得很业余，即使你觉得蓝色信纸很酷，给邮件换了个背景，但你一定忘记了对方收到的邮件也会有这样的背景！
其次，只看这封邮件的几句话，老师仿佛看到了一个没有感情的，在赶时间的机器人。甚至！在这封邮件里，连落款都没有......如果说是系统自带的回复词老师都信...... 不过，没有关系！！毕竟谁都有年轻"不懂事"的时候。老师今天就带大家一起，把写英文邮件这门技术活，从头到尾捋一捋。咱们一起把坑填一填。让你从此以后，在国外写邮件时能从容体面，和“社死”说再见！
选择合适的邮箱账号
首先，是最重要也是大家最可能会忽略的一点。因为大家在国内非常习惯用QQ邮箱，所以在入学拿到学校的邮箱之前，大家也会习惯性地用QQ邮箱和学校联系。
但QQ邮箱有时在接收来自海外地址的邮件时会有延迟，甚至出现收不到的情况，这就可能导致我们错过重要的消息。
再者，可能大家也会发现，企业或学校的邮件都是和人名关联的，只要打人名就能出现邮件地址，非常方便。
但是QQ邮箱的地址往往是我们的QQ号，一长串数字而非我们的名字，第一次收到我们邮件的人可能难以辨认。所以，建议大家用自己的名字拼音在其他专业邮箱平台再开一个正式场合用的账户。
开头寒暄不要忘
说到开头寒暄这部分，首先大家要记住的是称呼。最常见且不会出错的用法就是Dear+名字。
✨如果是第一次给对方写信，可以是Dear+头衔+姓（比如: Dear Dr Schwartz）。
✨如果是给不知道名字的人写邮件，可以用To wholm it may concern，更自然一点的用法是Dear Sir/Madam，或者Dear+对方的头衔（如Officer, President等等）。打完招呼，接着可以跟一句问候寒暄，让你的邮件读起来不会像那张蓝色背景的邮件那样那么生硬。这也是英文邮件中的一种礼仪。
这就是一个比较不错的开头
在这里，最好用的一句就是： “Hope this email finds you well.” 这句话适用于多种场合的邮件，礼貌又不失亲切。
✨如果是回复对方的邮件，可以先向对方的邮件作出回应，比如： “Thank you for your email/reply.”或者“Thank you for your update/information.”。
✨如果在回邮件的时候发现自己回复晚了，那么就可以用这句话： “I’m sorry for my late replay.’”
正文部分要这样写
正文部分怎么写，其实取决于你写邮件的目的。如果实在不知道怎么措辞，可以用万能开头： “I’m writing you to…+你写邮件的目的”。 对中国人来说，最难的地方在于如何让自己的请求听起来礼貌一些。比如，在中文里，我们经常用“请您发给我”，“麻烦您尽量”，“有劳您帮我”这样的词来表示我们委婉的请求或要求。
可如果直接翻译成英文，那这些话在英文语境里听起来就不太妙了，会变成“Please send it to me.” “Please try your best.” 。虽说是加上了表示礼貌的“Please”，但是怎么看都好像带着通知、命令的意味。
正文应该简明扼要阐述了自己的目的
想解决这个问题的话，就是建议把所有的祈使句都换成问句。比如，你想找老师帮你看看论文，你可以问： “Could you please take a look at my essay at your convenience?”， 而不是直接说： “Please help me to take a look at my essay.”。
✨其他表示请求的礼貌说法还可以通过使用虚拟语气，比如?
- “It would be really helpful if you could…”
- “I was wondering if you could…”
- “I’d be very grateful if you could…”
✨如果想礼貌地询问某事，可以说?
- “May I ask…”
- “I would like to ask…”
- “I’m wondering…”
结尾和落款别忘记
写邮件写到结尾的时候，一般会以询问对方的意见，或是把主动权交给对方，与对方互动来作为结尾，比如?
- “Please let me know if this works for you.”
- “Please feel free to ask if you have any questions/concerns.”
- “I’m looking forward to hearing from you.’”
最后的最后，如果是用在正式场合的落款，可以是Yours sincerely，或者Very truly再加你的名字。非正式场合的话，可以用Best regards， Warm regards， Best， Cheers都可以。 不过，需要注意的是，英文邮件从开头称呼到结尾落款全部都是左对齐，用空行来表示段落，这些和中文邮件稍微有些不一样，大家一定要牢记～
检查是否写明邮件主题
在发送邮件之前，一定要检查下自己有没有写邮件主题，这在学校和工作场合都是非常重要的一点。
写邮件主题时要简洁明了，把你写邮件的目的简化成几个词就可以了，比如问问题：Question about xxx，请病假：名字+sick leave等等。如果是给学校老师写邮件，就一定要在邮件里加上你的名字和学号，这样才能一目了然。写好主题后，再从头到尾检查一遍你的邮件有没有任何拼写或语法错误，这个步骤在正式的场合非常非常重要！毕竟在这种场合里，邮件能一定程度地代表一个人在别人眼里的第一印象！
其实，除了写邮件，我们在日常生活中的一些对话，可能也掺杂着直接“中译英”导致的沟通问题。不管是在现在的留学生活里，还是即将要去留学的小伙伴，可以多多注意下哦～
比如，曾经有同学遇到过在第一节课上，不知道怎么读导师的名字，就直接喊导师：“Tutor! ”，结果老师就不高兴了，觉得他没有礼貌。
这句话放在中文语境里似乎没有毛病，因为我们从小到大都习惯直接叫老师：“老师！” 然而在英文语境里，这样的称呼方式就显得对对方不太尊重，有种使唤的感觉在里面。
如果遇到不知道怎么读老师名字的情况，我们可以直接称呼对方为“Sir”或“Madam”。当然，最好还是要记住老师的名字！ 除此之外，想要让自己的英语听起来礼貌的话，还可以试试把直接否定换成间接否定。比如你想表示某事不够好，你可以说 “I don’t think it's good”，而非 “It’s not good“。
或者使用先扬后抑的方法，这种适用于委婉拒绝别人的好意邀请，比如 “I’d love to! But…” 同时结合邮件情况中提到的，多使用问句和虚拟语气，这样你的英语听起来就会自然很多啦！
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